2007 yılının Ekim ayından bu yana Türkiye’nin Münih Baskonsolosu olarak görev yapan Ali Rifat Köksal, Agustos 2010 tarihinden itibaren Türkiye’nin Nijerya Büyükelçisi olarak atandı. Münih Baskonsolosu A. Rifat Köksal, “Temel anlayısımız, vatandas memnuniyetini artırmaktır. Burada ilk etapta konsolosluk islemlerinin kalitesini artırarak vatandas memnuniyetine dayalı hizmet anlayısındayız. Herkesi memnun edebilmek mümkün degil; ancak hedefimiz yüzde 100 memnuniyete ulasmak” dedi. Köksal yazı dizimiz için kapılarını gazetemiz SABAH’a açtı.

Bu hedefinize ulasma yolunda karsılastıgınız en önemli sorunlar nelerdir?

Karsılastıgımız en önemli sorun yeterli elemanın olmaması. Eleman kalitesinde en ufak bir sorunumuz yok. Vatandasın dogrudan basvuru yaptıgı eleman sayısı 15, bunların 11 tanesi üniversite mezunu, diger dördü ise lise mezunu. Personelin verdigi hizmet kalitesinde en ufak bir sorunumuz yok.

Görev alanınız hangi bölgeyi kapsıyor ve kaç kisiye hizmet veriyorsunuz?

Görev bölgemiz olan Güney Bavyera’da bilgisayar kayıtlarındaki Türk ve Türk kökenli vatandas sayısı 263 bin kisi. Bu Türkiye’de Erzincan, Kırsehir, Burdur, Bingöl gibi sehirlerin her birinin nüfusuyla esit. Bu illerde bizim yaptıgımız islemleri yapan devlet memurlarının sayısını düsünürsek biz bütün bu 263 bin vatandasımıza toplam 40-45 personelle hizmet veriyoruz.

Münih Baskonsoloslugu’nda servis ayrımı kaldırıldı. Bunun günlük islemlere yansıması nasıl sonuç verdi?

2004 yılında Münih Baskonsoloslugu’nda baslatılan pilot uygulamayla servis ayırımı kaydırıldı. Bunun iki istisnası var; biri vize, ötekisi noter hizmetleri. Bunun haricinde bütün memurlar tüm islemleri yapabiliyorlar. Numaratörlerden normal günlerde her gün 250-300, yogun günlerde 400-450 sıra fisi çekilmekte. Bunu islem adedine dökülürse ortalama 700 ile 1200 arasında günlük islem hacmi olusuyor. Münih Baskonsoloslugu’nda çalısma temposu ve is akısı söyle: Sabah 08.30’dan 12.00’ye kadar basvurular alınıyor. Ögleden sonra ise basvuruların banko arkasında islemleri yapılıyor. Servis sistemini kaldırılınca vatandas her servis için ayrı ayrı beklemiyor. Numaratörden çekilen bir numara ile memura aynı anda birkaç islemi birden yaptırabiliyor. Bu nedenle islem sayısı çekilen numara sayısından daha fazla oluyor. Vize ve noter islemleri baslı basına bir ihtisas alanı oldugu için oradaki islemler ayrı yapılıyor.

Hizmet kalitesi nasıl arttırıldı?

Hizmet kalitesinin arttırılmasındaki kastımız memur kalitesi ve islem kalitesi birliktedir. 2006 ve 2007 yıllarında islem kalitesinin arttırılması için iki yeni proje baslatıldı. Bunlardan biri konsolosluk.net adını verdigimiz yazılım programı ve alt yapısı. Bu hem sürat kazandırıyor hem de diger kurum ve kuruluslarla entegre çalısmamızı saglıyor. Bir örnek verecek olursak; nüfus kayıt örnegi eskiden dört ila sekiz hafta sürüyordu. Simdi Türkiye Içisleri Bakanlıgı veritabanına ulasarak bunu 20 saniyede gerçeklestiriyoruz. Pasaport islemlerinde de bekleme kalktı. Sistemdeki kayıtlar sayesinde gerek yeni, gerekse pasaport uzatmalarında yazısmaya gerek kalmadan uzatabiliyoruz.

Hizmetler açısından rakam verebilir misiniz?

2009 yılında: 31 bin 327 pasaport uzatma, 6468 yeni pasaport, 5 bine yakın askerlik ertelemesi islemi, 850 civarı dövizli askerlik basvurusu almısız. Vatandaslık servisinde 2367 mavi kart, 1332 vatandaslıktan çıkıs basvurusu, 26097 noterlik islemi (sadece iki memurla) bunun 7642 vekaletname, 2028 nüfus dogum kaydı, 9 bin 759 yeni nüfus kagıdı, 328 tereke, 178 nikah kıyma islemi (evlilik ehliyet belgesi bu rakama dahil degil), 1854 nitelikli vize verilmis. Uluslararası hukuk ve ikili anlasmalar geregi yapılan tebligatlar, adli yardımlasma v.s. sayısı 7 bin 120. Gelen evrak sayısı 24347, Baskonsolosluktan da 8081 evrak çıkısı olmus. Diger kurumlarla entegrasyon arttıkça bu sayılar daha da azalacaktır. Aradaki fark konsolosluk. net sayesinde ne kadar azalma oldugunu gösteriyor. Münih’te 3 ayrı binada vatandasa hizmet verdiklerini; Çalısma ve Sosyal Güvenlik, Maliye ve Ticaret Ataseligi ayrı binalarda vatandaslarımıza hizmet veriyorlar.

E-konsolosluk.net ve E-bulusma ne durumda, beklenen hedeflere ulasıldı mı?

Konsolosluk.net üzerinden gelistirilen bir diger proje ise e-konsolosluk.net. Vatandasların konsolosluga gelmeden bazı islemleri elektronik ortamda yapabilmesini saglayan proje 2007’den bu yana uygulamada. En yeni proje ise e-bulusma adını verilen

ve ilk pilot uygulaması Münih’te baslayan hizmetlerini kolaylastırıcı bir uygulama. Bununla e-konsolosluk üyesi olanlar internet üzerinden randevu alarak sıra beklemeden islemlerini Münih Baskonsoloslugu’nda yaptırabiliyor. Yogun olarak yasadıgımız genel bir sorun vardı; telefonların cevaplandırılması konusu. Burada vatandasın anlayısına sıgınıyoruz. Önceden telefonlara sadece 14:00 – 16:00 arası bakılabiliyordu. Simdi ise 8:30 ile 16:00 arasında telefona bakan bir memur arkadasımız var. Klasik santral memurlugu yapısına geri döndük ama, bu özel sektörde görülen bir çesit hizmet danısmanı fonksiyonuna dönüstü.

Egitim sorununun çözümünü nerede görüyorsunuz?

Almanya’daki Türk toplumunun egitim sorunlarının çözümü temel önceligimizi olusturmaktadır. Vatandaslarımızın ekonomik ve sosyal güçlenmesi, toplumsal hayata esit olarak katılabilmeleri ve bulundukları toplumda istedikleri noktaya gelebilmeleri iyi bir egitim altyapısına sahip olmaktan geçmekte. Bizim inancımız bu sekilde. Bu konuda yapılacak her türlü yatırım vatandaslarımızın bu ülkede karsılastıgı sorunların kalıcı çözümünde kilit rol oynamakta. Tabii bu tip projeler hep uzun vadeli projeler. Önce alt yapısını saglıyorsunuz, sonra uygulamaya baslıyorsunuz, verimini de yıllar sonra alıyorsunuz.

Bölgedeki Türk dernekleri hakkında neler söyleyeceksiniz?

Toplumu bütünlestirecek ve Alman toplumu ile birlikte yasamı paylasmayı saglayan her türlü aktivitenin, projenin ve faaliyetin arkasındayız. Buna örnek olarak spor klüpleri verilebilir. Bunlar çok önemli bir hizmet veriyor. Sokaktan aldıkları her genç gelecekte hem kendisine hem topluma yararlı bir kisi haline geliyor. Bavyera Futbol Federasyonu ile yakın iliski içindeyiz. Vatandas ve dernekler elestirisini ve begenisini bize dogrudan getirsin.Bizim onlara daha iyi hizmet edebilmemiz açısından bunu bekliyoruz

Güç durumdaki vatandaslarımızın hakları nasıl korunuyor?

Viyana Konsolosluk sözlesmesi çerçevesinde vatandaslarımızın haklarını dogrudan savunabiliyoruz. Vatandaslarımız normal hukuk kuralları dısında muamele gördügünü iddia ederlerse bunu arastırıyoruz. Hukuk danısmanlıgı cezaevi ziyaretinde bulunuyor. Din görevlileri ayda bir kez bölgelerindeki cezaevlerini ziyaret ediyor. Bir program çerçevesinde mahkumlarla mutat görüsmelerde bulunuyorlar. Mahkumların talebi olması halinde zaten görüsmeler oluyor. Münferit görüsmeler oluyor. Mahkumlarımıza, tutuklananlara konsolosluk sözlesmesi geregi baskonsolosluguna tutuklandıgı bilgisini aktaralım mı diye sorarlarsa genelde gençler buna menfi cevap veriyorlar. Bundan endiselenmesinler. Bize bildirilsin. Yoksa toplu görüsmelere çıkarılmazlar. Biz bilgi sahibi olursak hemen ilgilenmeye baslıyoruz. Vatandaslarımızın hukuki sorunlarının çözümü hiç olmazsa bir önfikir vermek üzere her Cuma vatandaslarımıza hukuki danısmanlık hizmeti veriyoruz.

Rahmi TURAN / MÜNIH